这个问题我们在日常管理中也遇到过，在没有使用软件之前，合同原件没有专人负责打理，销售人员签了合同后，直接把原件随手放在柜子里，或者把数据记录到excel表中。

但是每个人的工作习惯不一样，记录的表格也不一样，后期统一记录时就会很麻烦，要把一二十个表汇总到一个表中，而且有些数据也不一定是最新数据。

还要跟销售人员在沟通，一来二去的，很是让人头疼。不过现在好了，自从买了合同软件，管理变得更加规范了，而且还能自动根据合同金额形成各种分析表。

一、选择软件时主要考虑以下几点

1、功能要全

像我们最迫切的需要，就是要把各类合同统一管理，包括销售合同、采购合同、服务合同、维护合同等，可以让我们快速查看某一个合同的执行情况、资金完成情况等。其次还要包含客户管理、统计功能、提醒、导入导出的功能等。

2、员工的查看编辑权限

我们领导主要关心员工的各种权限，比如销售人员只能操作自己负责的合同或客户信息，而不能查看采购产品的信息。以往用excel管理是很难实现这一点的。

3、客户/合同的数据安全

领导对于合同、客户信息、财务资金等信息的安全比较重视，这些重要的信息要保存在我们公司里的电脑上，所以软件也要安装在公司内部。

4、功能可以调整

很多软件的功能是固定的，不能调整，就会影响我们的使用感。遇到严重的情况，也可能下一步就没法操作了。所以软件后期一定要能调整功能。

二、试用分享

1、励销云

励销云是一款主动式获客智能销售系统，融合新一代信息技术创新应用，形成“找客-筛客-管客”全流程智能销售服务，是大数据、人工智能和移动互联网技术在销售领域的具体行业应用。

通过励销CRM、电话机器人、搜客宝、SCRM 、进销存、爱客CRM、爱客进销存等系列产品，为中小企业提供从全流程智能销售服务一体化解决方案，帮助企业适应商业的数字化新时代。

优势：

A. 产品体系比较完善，有搜客宝、机器人、SCRM、进销存等拓客工具；

B. 有比较好数据基础，从找客户、筛客户、管客户到客户沉淀都很成熟；

C. PC端+手机端，数据实时同步，对接手机通话形成回访记录，操作简单。

劣势：

A. 功能主要是针对销售拓客，相对单一一些，更偏重于销售型的公司业务；

B. 需要配置较多的销售人员、固定电话、耳麦等硬性投入，方式较传统；

C. 系统中的拓客信息查询和机器人使用都是有费用的产生，累计成本高。

2、极效管理软件-合同助手

这个软件是专门做合同管理业务的，主要以业务流程着手，为业务部门服务的。不像一些财务管理，有很多专业的财务名词。

比如说这个软件里面包含了销售合同和采购合同，销售额和采购额的分析，成本利润统计，客户回款分析等。

优势：

A.在跟他们客服聊天时，了解到做过不同行业的案例，经验很丰富；

B.可以把软件安装在自己公司，而且软件里面的客户信息、合同信息也都是存在自己公司；

C.很多功能可以在我们使用过程中进行调整，比如说增加新的功能点、合同审批等。

劣势：

A.在合同管理软件方面属于新生产业，名气不算太大，但跟他们产经理自诩发现，也做过国企央企、上市公司的大型项目和案例，另外报价也比较实惠；

B.主要是做合同和业务方面的管理，所以财务管理或者其他方面相对较弱，但是基础的合同收付款和发票都可以记录到软件中，也可以查看合同的各种进度。

C.做项目的过程需要制定专门的对接，懂业务懂管理能组织，需要投入精力。

3、秀合同

这个软件也是做合同全生命周期管理的，包括合同模板管理、合同拟定、审批、执行、台账等功能，但是由于他们在线试用需要有企业微信，所以功能一直没有使用，只看了客服发的资料。

优势：

A.这款软件更注重合同模板拟定评审的功能，更侧重与法律条款风险等方面。

B.有多种安装方式，私有化安装的方式，价格比较贵。

劣势：

A.在线使用版有局限，需要在企业微信上使用，如果公司没有企业微信就不能使用，而且功能也没法试用。

B.功能也都是相对固定的，基本上不能定制和调整升级。

三、总结

总之，销售业绩是很多企业的安身立命之本，但是想找到统一管理的系统不太容易的，现在的系统专业化程度很高，个性化程度也很丰富，有些不一定适合自己；

而且很现在很多品牌的、大厂的产品占据着市场的头部，但价格肯定高，想要定制功能的话，费用一定又是天文数字，对于中小企业来说就等于自动劝退了；

系统的应用不但需要企业话事人的主导，也需要中层管理团体的推动，更需要基层使用人员的积极配合，每个人都不能把系统当枷锁，需要把系统操作易用化，业务流程简单化，工作任务系统化，简单不简约。

系统能不能对企业的管理和业务的提升能起到作用，也不止是看软件系统的功能，还得看具体落实。软件工具只是最为抓手，帮助高管将管理理念落地。但最终能不能打胜仗，还得看枪是在谁的手里。

四、其他注意事项

除此之外，还可以从以下几点进行考虑：

1、尽量选择可以安装在本地、买断的软件

软件中会保存公司的客户信息、采购信息、合同信息、核心机密等一些重要的数据，一是如果所存储的第三方系统发生宕机或瘫痪会很麻烦，二是万一信息发生了泄露，也会给公司造成无可估量的损失。

2、售后服务也需要重点考虑

很多系统的销售非常倚重渠道代理商，只管卖出不管后期，这是不行的。项目群里不仅要有商务客服，还应该有技术工程师参与，开发/测试/验收等环节中如果遇到各种问题，也可以快速地反馈和解决。

3、全员总动员，共同努力

管理系统需要在各个部门之间共同使用，功能要满足各部门的业务需求，同时也要把各部门数据信息打通。系统的梳理也是集体学习的过程，不论是对管理者还是使用者来说都是一个提升自己的机会。